Hogyan oldja meg a papír nélküli iroda a fájlkezelés dilemmáját?

Először beszéljünk arról, hogy a fejfájás milyen a hagyományos iroda: A fájlszekrény tele van, és hosszú időbe telik a szerződés megtalálása; A fontos dokumentumok könnyen elvesznek vagy sérülhetők; Az osztályok átadják a dokumentumokat, mint például a "Pass the Parcel" lejátszása. Ezeket a problémákat hatékonyan lehet megoldanipapír nélküli irodai rendszer.

1. Az elektronikus iratkészítés helyettesíti a papír felhalmozódását

A papír nélküli iroda leginkább közvetlen előnye, ha a fájlokat "online" készítik. Az összes dokumentumot elektronikus verziókba szkennelik és a rendszerben tárolják, több formátumot támogatva, mint például a PDF és a Word. Például, vállalatunk szerződéskezelő rendszerének most csak a szerződés számát kell megadnia, hogy a teljes fájlt 3 másodpercen belül letölthesse, és nincs szükség a szekrények átfutására.

2. Okos keresés és gyors pozicionálás

Az elektronikus fájlok legnagyobb előnye az, hogy átkutathatók. A rendszer beépített teljes szövegű keresési funkciója kulcsszavak, dátumok, szerzők és egyéb dimenziók alapján kereshet. A múlt héten a pénzügyi osztály három évvel ezelőtt kereste a visszatérítési űrlapot. Régebben hosszú időbe telt a fájlok áttörése, de most akkor jelent meg, hogy a "Utazási költségek 2022 -ben".

3. verzióvezérlés a zavar elkerülése érdekében

A papírdokumentumoknál a legfélelmetesebb dolog az, hogy folyamatosan felülvizsgálják őket, és senki sem tudja, ki rendelkezik a legújabb verzióval. Az elektronikus dokumentumrendszer automatikusan menti a történelmi verziókat és beállítja a módosítási engedélyeket. Marketing osztályunk tervezési javaslatát most felülvizsgálták a 15. verzióra, és a rendszer egyértelműen rögzíti, hogy ki és mikor végezte el az egyes felülvizsgálatokat.

4.

Papír nélküli rendszerrel a mobiltelefonok bármikor hozzáférhetnek a fájlokhoz. Legutóbb a főnököm árajánlatot kért a repülőtéren, és közvetlenül a mobiltelefonomon bejelentkeztem a rendszerbe, hogy elküldjem neki, ami gyorsabb volt, mint az expressz kézbesítés. Utazáskor minden fájlt táblagéprel tudom kezelni, és fele annyit tudok csomagolni a bőröndbe.

5. Biztonságos biztonsági mentés a veszteség elkerülése érdekében

A fontos fájlok automatikusan biztonsági másolatot készítenek a felhőbe a szkennelés után, tehát nem kell aggódnia, még akkor sem, ha a számítógép lebomlik. Olyan tragédiával találkoztunk, ahol az iroda elárasztott, és minden papírfájl elveszett. Most az elektronikus fájlok hármas biztonsági mentéseket tartalmaznak, amelyek sokkal biztonságosabbak.

6. A zöld iroda csökkenti a költségeket

Végezzünk néhány számítást: Az A4 -es papír csomagonként 20 jüanba kerül, és a vállalat havonta 100 csomagot használ, ami évente 24 000 jüan. A nyomtató fogyóeszközök, az iratszekrények és az archívumi szoba mind a költségek. Miután tettpapír nélküli irodai rendszer, Ezek a költségek legalább 70%-kal csökkenthetők, ami szintén környezetbarát.

Professzionális gyártóként és beszállítóként kiváló minőségű termékeket kínálunk. Ha érdekli termékeink, vagy bármilyen kérdése van, kérjük, nyugodtanVegye fel velünk a kapcsolatot.